Årsmøde beretning 2019 - Vedbæk Havnedag

Gå til indhold

Årsmøde beretning 2019

Om Vedbæk Havnedag
 
 
Årsmøde
Foreningen Vedbæk Havnedag
Tirsdag den 8. oktober 2019
Havnedagsudvalgets beretning 2019
Foreningen Vedbæk Havnedag har i det forløbne år 2018/2019 arbejdet med planlægning, koordinering og afvikling af følgende begivenheder og projekter:
Midtvejsarrangement tirsdag 30. april med middag og vinsmagning
Ansøgningsrunde med støtte til ungdomsforeninger på havnen
Vedbæk Havnedag søndag 25. august
Som kulmination på årets indsats afviklede Foreningen Vedbæk Havnedag 25. august med succes og et rekordstort antal tilfredse besøgende Vedbæk Havnedag for 11. gang. I år blev Vedbæk Havnedag kombineret med at Vedbæk Havn fejrede 100års jubilæum og havnedagsudvalget koordinerede arbejdet med at forberede, markedsføre og afvikle årets havnedag med at repræsentanter for Vedbæk Havn planlagde jubilæumsaktiviteter til havnedagen.

Vedbæk Havnedag - koncept med lokal forankring og samarbejde på tværs
Grundlag for havnedagsudvalgets arbejde er ifølge vedtægter for Vedbæk Havnedag og konceptbeskrivelsen at skabe en årlig familiedag, som er med til at sætte fokus på havnemiljøet i Vedbæk og på de klub- og erhvervsaktiviteter, som foregår på havnen til glæde for borgere i Vedbæk og Rudersdal Kommune. Arbejdet skal tage udgangspunkt i et bredt samarbejde mellem lokale initiativtagere, foreninger, Kulturområdet i Rudersdal Kommune, handels- og erhvervslivet samt bestyrelsen for Vedbæk Havn.
Årets havnedag blev på alle måder et synligt bevis på at det med havnedagsudvalgets arbejde er lykkedes at leve op til formål og idè bag konceptet med fokus på følgende kvaliteter:
  • Den gode og afslappede stemning
  • De mange gratis aktiviteter og netværksmuligheder
  • De mange muligheder for at prøve noget nyt og være aktiv
  • En god blanding af underholdning, kultur, aktiviteter og netværksmuligheder
  • Mange børneaktiviteter
Vedbæk Havnedag er en velkendt og populær årlig aktivitet såvel i Rudersdal Kommune som af mange i omkringliggende kommuner- symboliseret ved det velkendte logo med havnedagsmågen.
Midtvejsarrangement med primære samarbejdspartnere og sponsorer
Tidligere år ar afviklet Byfest i Vedbæk i samarbejde med stationsbygningen som et midtvejsarrangement og det anbefales kommende havnedagsudvalg at fortsætte traditionen med at planlægge et lokalt arrangement i vinterperioden for blandt andet at fastholde, pleje og udvikle det lokale netværk og forholdet samarbejdspartnere og sponsorer.
For at fastholde og pleje kontakt og netværk til samarbejdspartnere, som også er en vigtig brik i det økonomiske grundlag for havnedagen, og fastholde et midtvejsarrangement mellem to havnedage, besluttede havnedagsudvalget iår at invitere hovedsponsorer og primære samarbejdspartnere til et vinsmagningsarrangement med middag på Nautilus i april. Årets mange kontakter, møder og planlægning giver sjældent lejlighed til at udvikle det personlige kendskab og anerkende støtte og indsatsen for at bidrage til Vedbæk Havnedag. Det giver samtidig lejlighed til at orientere om årets status på planer for årets havnedag.
Der var god tilslutning og anerkendelse af værdien af dette arrangement, hvor samarbejdspartnere også fik muligheden for at præsentere sig selv og deres baggrund.
Vedbæk Havnedag støtter det gode og aktive liv på havnen i Vedbæk
Ifølge foreningens vedtægter §9.6 skal et eventuelt overskud fra havnedagen fordeles primært til havnens klubber og aktiviteter, som foregår på havnen, sekundært til andre aktiviteter i Vedbæk. Overskud defineres som overskud efter at der er afsat midler til at afvikle næste års havnedag.
Med baggrund i foreningens hensættelser fra tidligere år ifølge §9.6 besluttede havnedagsudvalget iår at afsætte et beløb til at havnens klubber – i år primært målrettet ungdom - og andre kunne søge om tilskud til foreningslivet og aktiviteter på vandet i form af udstyr. Der kunne maksimalt søges om støtte på kr. 10.000,- og havnedagsudvalget forbeholdt sig ret til at fordele støtten på flere ansøgninger. Støtten til foreningslivet og ungdomsaktiviteter gav samtidig mulighed for at udvikle netværk til foreningerne og skabe omtale for såvel foreningerne som Vedbæk Havnedag.
På baggrund af ansøgninger valgte havnedagsudvalget at tildele Vedbæk Sejlklub – optimist, ungdom v/ungdomsleder Oddvør Johannessen et beløb på kr. 8500,- til indkøb af gule børnekajakker og redningsveste og Vedbæk Surfklub v/Formand Thomas Tuxen et beløb på kr. 8000,- til indkøb af Allround SUP board til begyndertræning. I forbindelse med tildelingen var det besluttet at støttede produkter skulle permanent markeres med synligt havnedagslogo, hvorved at vores efterhånden velkendte havnedagsmågelogo nu også vil kunne ses henover året.
Med udgangspunkt i årets resultat og budget for 2020 vil havnedagsudvalget også i 2020 have mulighed for vurdere om der skal afsættes et beløb til at støtte det gode og aktive liv på havnen, selvom der ikke helt er hensat midler til at finansiere en havnedag uden indtægter.
Der har indeværende år atter været taget initiativ fra os til at afholde møde med foreningerne på havnen for at styrke netværk, koordinering og samarbejde. Såvel mødet med god tilslutning fra repræsentanter for foreningerne, tildeling af støtte fra Vedbæk Havnedag samt de mange aktiviteter, som foreningerne afviklede ved havnedagen viste at samarbejde og netværk er styrket, selvom der ved afvikling af havnedagen desværre også var et eksempel på at en forening fortsat ikke anerkender værdien af samarbejdet, de fælles rammer og indsatsen for sammen at skabe mere liv og aktiviteter på havnen.
Vedbæk Havnedag 2019 – iår også med fejring af 100 året for Vedbæk Havn
Vedbæk Havnedag 2019 var begunstiget med godt vejr og et rekordstort antal besøgende. Havnedagsudvalgets evaluering bekræftede indtrykket af en fantastisk dag på havnen og strandene for rigtig mange mennesker med fokus på den gode stemning, de mange forskellige muligheder og aktiviteter for alle aldersgrupper af besøgende.
Som udgangspunkt for udvalgets arbejde i 2020 fremhæves følgende aktiviteter og aktivitetsområder i forbindelse med beretningen:
  • Vedbæk WaterRun blev afviklet for tredje gang. 13 hold deltog i udfordringen med en løbetur i vandet – herunder flere rene kvindehold end tidligere og atter et hold fra den amerikanske ambassade, som modtog udklædningspræmien. Konkurrencen blev i lighed med tidligere år speaket af en veloplagt borgmester Jens Ive og Rosenhuset stod for afvikling og præmier. Hold fra Nautilus, Rosenhuset og Holte Atletik med unge kræfter på holdene løb atter med præmierne. Den nye bane i vandet var en forbedring og det kan overvejes at sende hold afsted med mindre tidsinterval, f.eks. 1 minut. Der var iår en del flere tilskuere og WaterRun rummer potentiale til at blive videreudviklet til en publikumssucces på linje med Plankedysten, men også med mange flere deltagende hold.
  • Plankedysten. Mads ”blærerøv” Christensen gjorde det atter fantastisk som speaker og  forløb med planlægning, valg af deltagere, udklædning hos enkelte og flere piger på planken var strammet op i forhold til tidligere år. Et rekordstort publikum fik underholdning i topklasse. Placering og stabilitet af planken bør overvejes fremover.
  • Markedspladsen havde et større udvalg af stande end tidligere med såvel mad og drikke som forskellige produkter, foreningstilbud og politiske samt kommunale budskaber. Atter en stor tak til Camilla, der som handelsforeningens repræsentant i havnedagsudvalget, gjorde en stor indsats for at inspirere så mange butikker som muligt til at deltage.
  • Underholdning og aktiviteter, som en del af miljøet på hele området er blevet en af de kvaliteter ved VH som værdsættes og skaber en god stemning i hele området. Udover musikerne som cirkulerer rundt på hele området var der også iår optræden blandt publikum af Gøgler Kasper, besøg af Pjerrot og andre underholdende indslag ved nogle af standene. Det er vigtigt fortsat at prioritere muligheder for ”streetperformance” frem for store og dominerende aktiviteter. Program med optræden på scenen af lokale foreninger er en fast del af konceptet og populært, men kommende havnedagsudvalg skal overveje muligheder for fornyelse til at supplere de faste underholdningsindslag.
  • Fokus på aktiviteter for børn er et kerneområde for VH. Mange børn og børneforældre ser frem til Vedbæk Havnedag, hvor de kan tilbringe en hel dag med at prøve aktiviteter, blive underholdt og blive inspireret uden at det koster kassen. Årets havnedag var ingen undtagelse. Tværtimod. Igen iår var der kø og mange glade børn ved hoppeborge, Waterballs, Funbumbers, krabberace, rør ved fisk, prøv en tur i dykkertanken og mange andre aktiviteter for børn.
  • Foreningsaktiviteterne er en grundlæggende del af Vedbæk Havnedag. I 2019 blev samarbejdet med flere af foreningerne på havnen styrket i forbindelse med dialog omkring støtten til foreninger på havnen. Rudersdal Badmintonklub bruger fortsat også VH flittigt til at synliggøre deres tilbud til børn og unge og lokale fitnessklubber bidrager nu også til at skabe en god, varieret og aktiv havnedag. Selvom der ved 2019 udgaven af Vedbæk Havnedag var et stort og varieret udvalg af aktivitetsmuligheder med foreninger er der fortsat muligheder for at udvikle samarbejdet med foreninger på havnen og i Vedbæk, f.eks. med Vedbæk Boldklub, som var meget aktive i forbindelse med den tidligere havnefest, spejderne og en volleyklub på Sydstranden. Havnedagsudvalget kan overveje om der i 2020 skal gøres lidt ekstra for at sætte fokus på underholdningen, de frivilliges optræden på scenen og ikke mindst de mange foreningsaktiviteter i klubhuse, på markedspladsen og på hele området i øvrigt.
  • Aktiviteter og ungeområde på Sydstranden har været et indsatsområde for havnedagsudvalget med god opbakning fra UIR (Ung i Rudersdal). Med mange flere besøgende hele dagen, flere aktiviteter, live musik, en ny fitnessplads med instruktører, volleyball og ikke mindst Funbumbers aktiviteter viste 2019 udgaven af VH at indsatsen med at skabe mere liv og sammenhæng mellem Sydstranden og resten af området er godt på vej.
  • Lyd og speak er en kvalitet ved Vedbæk Havnedag, som er med til at skabe sammenhæng og stemning over hele havnedagsområdet. Samtidig giver det god mulighed for løbende informationer, annonceringer samt PR for virksomheder, foreninger og aktiviteter. Nu mangler der blot at de mange foreninger, optrædende og andre aktører på havnedagen leverer tekster og speak i god tid inden dagen – en opgave som havnedagsudvalget må drøfte og uddelegere næste år. Havnedagens faste lydmand, Bjarne, ydede atter en kæmpe indsats med at binde dagen sammen med lyd og speak – et vigtigt og unikt element ved VH. Havnedagsudvalget bør kommende år drøfte hvordan man fremadrettet sikrer at opgaven med opsætning og nedtagning af højtalere fordeles på flere personer.
  • Evalueringen pegede på at det skal fortsat overvejes hvordan der skabes oversigt og sammenhæng i hele aktivitetsområdet for VH. I 2020 bør det overvejes om der kan opsættes oversigtskort og programmer op forskellige steder på havnen.
  • Parkeringssituationen omkring Vedbæk Havnedag blev håndteret fint på trods af at der var mange besøgende i bil og færre parkeringspladser på havnen iår. Informationer til lokalområdet, assistance fra to parkeringsvagter på dagen og information til besøgende om parkeringsmuligheder – ikke mindst på Cirkuspladsen ved Gøngehusvej – betød at trafikken blev afviklet fint og vi ikke har meldinger om problemer og klager.
  • Koordinering med 100 års jubilæum for Vedbæk Havn blev planlagt og afviklet i et godt samarbejde mellem havnedagsudvalget, havnekontoret og en repræsentant for Vedbæk Havns bestyrelse. Markedsføring frem mod dagen blev koordineret med tilskud fra Vedbæk Havn til formidlingen. Temahjørnet var omdrejningspunkt for jubilæumsaktiviteterne med børnebrunch og reception i stort telt og udstillingsområde, hvor foreninger og leverandører til Vedbæk Havn udstillede. Dagen blev afsluttet med middag, taler og underholdning i teltet for bådejere og samarbejdspartnere til Vedbæk Havn.
 
Samarbejde på tværs – frivillige, havnen, kommune, foreninger og erhverv
Et meget vigtigt element for succes med Vedbæk Havnedag er organisationen bag havnedagen og det gode samarbejde mellem havnedagsudvalget, Vedbæk Havn og Rudersdal Kommune. Det sikrer opbakning til foreningens arbejde med at udvikle og afholde Vedbæk Havnedag med økonomisk tilskud samt med resurser fra havnen og kommunen til havnedagsudvalgets arbejde. Trepartsaftalen mellem parterne skal atter fornyes snarest muligt så grundlaget for foreningens arbejde frem mod Vedbæk Havnedag 2020 fortsætter – og meget gerne atter med støtte af en engageret tovholder fra Kulturområdet i form af Helle Lehrmann samt opbakning fra Ung i Rudersdal.
Rekruttering af nye frivillige kræfter til havnedagsudvalget og fordeling af de mange opgaver på selve dagen er fortsat en udfordring som det nye udvalg skal forholde sig til og løse. Det er tidligere foreslået at der laves en kampagne med PR og tryk af foldere overfor blandt andet foreninger. Det bliver en af opgaverne for det kommende havnedagsudvalg i 2020.
Det økonomiske grundlag for Vedbæk Havnedag og de tilknyttede aktiviteter
Økonomien bag Vedbæk Havnedag er som tidligere år baseret på tre grundpiller af indtægter: Sponsorstøtte, tilskud fra Kulturområdet i Rudersdal Kommune og Vedbæk Havn samt indtægter fra stande på markedspladsen.  
Som hovedsponsorer har Nordeafonden, Touch Repair og EDC/Lars Zola Honorè samt OK Benzin og JK Sikring gennem en del år været med til at sikre den væsentligte del af det økonomiske grundlag, som betyder at vi kan betale for aktiviteter og dermed fortsat tilbyde besøgende gratis aktiviteter til havnedagen. I forbindelse med markedsføring af havnedagen og jubilæumsfejringen har Vedbæk Havn ydet et ekstra tilskud til den fælles formidling iår.
Udover indtægter som fremgår af regnskabet er den reelle værdi og indtægt for Vedbæk Havnedag også de mange aktivitets- og produktsponsorer som dækker omkostninger til aktiviteter og serviceydelser samt den store arbejdsindsats fra de mange frivillige, som bidrager til forberedelser og afvikling af Vedbæk Havnedag. Uden denne støtte og indsats ville regnskabet ikke hænge sammen. Dette element skal fortsat plejes og videreudvikles.
Som en af de første opgaver skal det nye havnedagsudvalg i gang med at sikre tilskud sponsorstøtte til havnedagen for 2020 herunder det kulturelle tilskud fra Kulturområdet som allerede har ansøgningsfrist 1. november.
Profilering og synlighed for Vedbæk Havnedag
Havnedagsmågen og logo for VH er velkendt i Rudersdal Kommune og af mange i omkringliggende kommuner efter mange års plakatkampagner med mågesymbolet, bannere, flyers samt annoncering på forsider af lokalaviser. Vores plakater efterspørges hvert år med interesse for at få eller købe dem. Havnedagsmågen er nu også synlig hele året på produkter, som vi har støttet udover på postkort med Vedbæk motiver. Det kommende år kan havnedagsudvalget overveje om det ikke er på tide at få lavet t-shirts og overtræksjakker med mågelogo til brug ved havnedagen og evt. andre lejligheder.
www.vedbækhavnedag.dk er løbende blevet opdateret og en vigtig informationskanal for foreningen og Vedbæk Havnedag. Facebook for Vedbæk Havnedag er kommet op på 1100 følgere (100 flere end sidste år). To vigtige formidlingskanaler for VH.
Der er fortsat mange flere muligheder for også at arbejde videre med udvikling af lokale og regionale netværk - herunder netværk til frivillige, virksomheder, foreninger og organisationer, som alle kan støtte Vedbæk Havnedag med deres engagement og økonomi på selve dagen.   
Vi håber at vi med afviklingen, profilering og indsatsen i 2019 kan inspirere flere til aktivt at deltage i videreudviklingen af Vedbæk Havnedag, som i 2020 forventes afviklet søndag den 23. august.
Havneudvalgets indsats frem mod Vedbæk Havnedag 2020
Vedbæk Havnedag har et koncept som fungerer og er populært med et godt miks af aktiviteter, god havnestemning, foreningsaktiviteter, fokus på børn og børnefamilier, musik i havnemiljøet, spise- og indkøbsmuligheder på handelspladsen og mangeartede kulturtilbud og underholdning for alle aldersgrupper.
Vi bør fortsat arbejde på justeringer og videreudvikling af populære velkendte aktiviteter, krydret med nogle nyheder og pakket ind i den velkendte ramme på Vedbæk Havn og strandene.
Vedbæk Havnedag er et endagsarrangement – efterhånden en ganske stor aktivitet – men arbejdet frem mod en succesfuld afvikling af Vedbæk Havnedag varetages af havnedagsudvalgets engagerede arbejde hele året fra første evalueringsmøde i september frem til afviklingen næste år. Vi må iår sige farvel og takke Camilla Rosted, Formand for Vedbæk Handels- & Erhvervsforening, for hendes engagerede indsats gennem nogle år med at få samlet trådene med boderne og skabt liv på markedspladsen. Havnedagsudvalget ser frem til at byde en ny repræsentant for handelsforeningen velkommen.
En stor tak til frivillige, foreninger, sponsorer, Vedbæk Handelsforening, vores revisor Lars Lindgren, Vedbæk Havn og havnens personale og Kulturområdet i Rudersdal Kommune, som alle atter har været en stor og vigtig del af forberedelsen, støtten og i særdeleshed afviklingen af Vedbæk Havnedag 2019.
Afslutningsvis – men absolut ikke mindst en stor tak til havnedagsudvalget inklusiv Helle Lehrmann og Rasmus Lind fra UIR og vores faste samarbejdspartner Claus Jørgensen, som sammen med havnedagsudvalget gennem hele året har lagt rigtig mange timers engagement og arbejde med møder, planlægning, forhandling med sponsorer og andre interessenter, drøftelser med stadeholdere, udarbejdelse og distribution af PR materiale, netværkskontakter, bogholderi, forberedelse af lyd, mange e-mails og anden korrespondance og ikke mindst deltagelse i de faste udvalgsmøder på havnen.
På vegne af Havnedagsudvalget og Foreningen Vedbæk Havnedag
Lars Wiskum, formand
Tilbage til indhold